Réunion d’affaires : non, le format présentiel n’est pas mort

26 Jan 2022

L’avenir des réunions d’affaires et des déplacements professionnels demeure incertain. Entre la crise sanitaire de la Covid qui impacte 90% des voyages d’affaires, la prise de conscience écologique et l’attrait pour le télétravail, on peut, à juste titre, se questionner sur l’avenir du présentiel. Au sein des entreprises, les opinions divergent : “réduisons nos émissions carbone en limitant notre mobilité”, “les déplacements d’affaires ont un coût, est-ce raisonnable ?”, “les commerciaux tissent de meilleures relations clients en face à face”, “les membres d’une équipe ont besoin de se rencontrer pour se motiver”, “tout le monde a besoin de se retrouver, à la maison comme au travail”. Alors, la réunion d’affaires mobile est-elle morte ? Coupons court au suspense : non.

 

La rencontre et le contact humain auront toujours une importance capitale dans le bien-être des salariés et le développement de bonnes relations clients. Toutefois, l’enjeu actuel est de trouver le bon équilibre entre distanciel et présentiel, “faire moins mais mieux” et offrir une qualité de services / sécurité optimale lors des réunions professionnelles physiques.

Ces circonstances qui favorisent la réunion d’affaires à distance

Nul ne peut dire le contraire. Plusieurs tendances et bouleversements sont venus modifier les politiques voyages en entreprise..

Depuis la pandémie, l’environnement de travail subit de profonds changements : le télétravail devient une norme, obligatoire parfois, désiré souvent. Un engouement soutenu par l’explosion d’outils de travail / collaboration en ligne (Notion, Trello, etc.) et du Cloud.

La visioconférence se démocratise à l’aide de plateformes en ligne très performantes telles que Zoom ou Google Meet.

Plus encore, la technologie des metaverses, qui passe encore sous les radars d’une grande majorité de la population, tend à rendre de plus en plus immersive chaque réunion d’affaires. En effet, cette révolution web se base sur la réalité virtuelle et promet – en témoigne l’intervention du fondateur de Facebook Mark Zuckerberg – d’être LA révolution internet du siècle.

Ensuite, la conscience des enjeux écologiques amène peu à peu les entreprises à limiter les voyages d’affaires afin de réduire leur impact carbone. D’après une étude, 30% des PDG et 70% des Travel Manager assurent que la changement climatique est désormais une de leurs préoccupations majeures. Si grâce à des SBT tel que The Treep, les professionnels peuvent voyager tout en limitant les émissions de gaz à effet de serre, bon nombre d’entre elles ignorent encore qu’un tel outil “green” existe.

Enfin, le bien-être des salariés et la prise en compte de la vie en dehors du travail sont devenus une priorité. Ainsi, les voyages qui séparent les collaborateurs de leurs proches et de leur quotidien, au bon vouloir de l’entreprise, ne sont plus une norme. Les déplacements ont beau faire partie du métier, ils ne sont plus des symboles à part entière de réussite professionnelle ou sociale. Aujourd’hui, une réunion d’affaires qui requièrent plusieurs jours de déplacement doit représenter un réel intérêt et objectif aux yeux des voyageurs.

Néanmoins, ces nouveaux modes de pensée ne signent pas la fin des rencontres qui requièrent la mobilité des équipes et clients. En réalité, l’enjeu consiste plutôt à s’adapter aux changements et à l’évolution des mentalités pour réinventer les réunions d’affaires de demain. Car, ne l’oublions pas, l’être humain reste un animal sociable qui ne s’épanouit, sur le long terme, qu’en lien avec les autres.

Quel nouveau modèle pour les déplacements professionnels ?

Comme évoqué ci-dessus, malgré les atouts du télétravail, les préoccupations budgétaires et environnementales, les interactions entre collaborateurs demeurent essentielles. Des simples moments informels aux brainstormings très sérieux, le tissage de liens sociaux au travail est primordial pour la motivation professionnelle et l’équilibre affectif personnel. De la même façon, l’échange direct et “en vrai” entre une entreprise et son client favorise une relation de confiance et la co-création d’objectifs clairs. Outre la plus value humaine des réunions en présentiel, ces rencontres d’affaires sont des leviers stratégiques qui, d’après une étude réalisée par Harvard Business Review en 2019, double :

  • la vitesse de commercialisation
  • la satisfaction des collaborateurs
  • l’efficacité opérationnelle
  • la rentabilité
  • la rétention des clients
  • les parts de marché conquises

Alors, comment conserver les atouts des réunions d’affaires du “monde d’avant” tout en les façonnant à l’image du “monde de demain” ? Voici 3 pistes à explorer pour engager une politique voyages et rencontres professionnelles en accord avec les récentes mutations.

Ayez des objectifs clairs

Les rencontres qui requièrent le déplacement de vos collaborateurs doivent avoir un but précis, défini en amont, explicite et fédérateur aux yeux des voyageurs. Cet objectif, en dehors de leur valeur financière et métier, doit avoir une valeur humaine. Le voyage devient alors un investissement sur le long terme et plus un gouffre financier, une aventure vécue pleinement et sereinement par les participants.

Priorisez les voyages

Commencez par hiérarchiser les réunions d’affaires selon l’importance réelle d’une communication en face à face. Privilégiez ceux qui offrent le meilleur retour sur investissement pour votre entreprise. Cela vous permet de profiter des bienfaits d’un voyage professionnel tout en tempérant la fréquence. Ainsi les rencontres physiques qui permettent la réalisation de fusion, la fidélisation client et l’acquisition de nouveaux marchés sont à privilégier. Finalement, vous pouvez opter par défaut pour de la visioconférence seulement pour les voyages non essentiels à la croissance des revenus de votre société.

Voyagez vert

Comme nous le disions, réunion d’affaires entre collaborateurs, avec ou sans clients, et engagement écologique ne sont pas antinomiques. Aujourd’hui, des outils technologiques et des systèmes de réservation permettent aux entreprises de limiter leur empreinte carbone au cours de leurs déplacements. L’aspect durable peut être renforcé de nombreuses façons : choix des transports, du type d’avion, de l’hébergement, des transferts et de l’optimisation du programme afin de limiter les aller-retours.

Si les réunions d’affaires, les déplacements et les rencontres professionnelles auront toujours leur rôle dans le maintien de la cohésion et de la dynamique d’une équipe, il convient de s’adapter à un modèle hybride. Pour vous aider à penser et mettre en place vos réunions en présentiel d’un nouveau genre, nos conseillers spécialisés en business travel vous proposent une analyse de vos besoins et une élaboration sur-mesure de vos voyages.

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