Gestion d’un voyage professionnel : imprévus et sécurité

14 Fév 2022

La bonne gestion d’un voyage professionnel passe par différentes étapes importantes. Parmi elles, assurer la sécurité des collaborateurs à l’étranger. Cette obligation est désignée par le terme de “Duty of Care”, ou “Devoir de Vigilance” en français, qui engage les employeurs à veiller au bien-être des salariés en déplacement professionnel ou lorsqu’ils travaillent à l’étranger. Ce bien-être concerne de nombreux aspects : la santé, la sécurité, l’alimentation, le harcèlement, la discrimination, la violence et la pression. 

 

Ainsi, la santé et la sûreté des voyageurs d’affaires doivent être au cœur des préoccupations des travel managers et chargés voyage. D’autant plus que le risque zéro n’existe pas. Peu importe la destination ou les habitudes des voyageurs, des aléas peuvent surgir à tout moment. Alors comment mettre en place des procédures de sécurité solides ? Comment mettre à l’abri les collaborateurs et faciliter la gestion des imprévus ? 

 

Voici tous nos conseils pour veiller sur les salariés et collaborateurs en déplacement.

Identifier les risques en voyages d’affaires

Avant d’être en mesure de sécuriser les voyages professionnels, les équipes chargées des déplacements doivent d’abord connaître les principaux dangers. Voici les risques les plus courants :

Grèves
Pandémie ou épidémie
Problèmes climatiques
Catastrophes naturelles
Attaques terroristes
Troubles politiques
Accidents de la route
Annulations des services de transport

Les premiers endroits où se renseigner sur les risques sont les sites du Ministère des Affaires Étrangères et ceux des ambassades qui informent et conseillent les voyageurs, quasiment en temps réel.

Vous trouverez également certaines informations directement depuis notre site internet

Le programme de gestion d’un voyage professionnel doit également compter un temps de communication autour des lois et coutumes du pays visité afin de sensibiliser les voyageurs aux habitudes de vie et lois locales.

Pas question de tomber dans les clichés ou générer de l’anxiété, il s’agit simplement de faciliter les échanges et le respect mutuel.

Gestion d’un voyage professionnel en toute sécurité : 5 priorités

La gestion d’un voyage professionnel en termes de sécurité et de réactivité aux imprévus nécessite la mobilisation de ressources à la fois humaines, logistiques et technologiques.

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Assurances voyage et documents officiels

La négociation d’une bonne assurance voyage est indispensable pour couvrir vos collaborateurs en cas d’imprévus. En tant qu’entreprise, votre employeur a sûrement déjà souscrit une assurance groupe entreprise, pour cela il faut consulter son service RH. De la simple perte d’un bagage au retard d’un avion, en passant par le problème médical, le voyageur d’affaires doit bénéficier d’une assistance de tous les instants. L’enjeu principal est de veiller à la bonne santé de ces derniers. Ils doivent ainsi bénéficier d’une assistance médicale solide, couvrant les frais d’hospitalisation et de rapatriement.

De la même façon, les voyageurs d’affaires doivent détenir tous les documents prouvant leur identité, leur droit d’entrer sur le territoire, le motif de leur visite ou encore leurs documents de réservation. Les travel managers doivent bien en avertir les voyageurs. En effet, même si une agence de voyages doit vous en alerter, la vérification de la validité et la possession des documents vous revient Si ces derniers sont amenés à conduire, les responsables voyage doivent également s’assurer que chacun possède son permis de conduire (voir un permis de conduire international) et prenne connaissance des règles de conduite en vigueur dans le pays.

Enfin, depuis la crise sanitaire de la Covid 19, les entreprises doivent également veiller à ce que chaque collaborateur en déplacement dispose – selon la destination – d’un test PCR négatif de moins de 48 ou 72h, d’un schéma vaccinal complet ou encore d’une motif de voyage impérieux lié au travail.

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Flexibilité de votre politique voyage

À situation exceptionnelle, solution exceptionnelle : afin de mettre à jour, instantanément, le programme voyage et faciliter la prise de décisions importantes, les responsables des déplacements doivent être en mesure de raccourcir la chaîne décisionnelle. Assurer la tranquillité des voyageurs requiert parfois de suspendre certains voyages, restreindre le nombre de passagers, etc. Dans l’urgence, tout doit aller vite. Lorsqu’on connaît les enjeux commerciaux et financiers des voyages professionnels, pas question de mettre en péril une négociation ou une rencontre client importante.

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Communication rapide en cas d’urgence

En cas d’imprévus ou de situations d’urgence, les voyageurs et les travel managers doivent pouvoir échanger le plus rapidement possible, sans encombre, et faire des points réguliers sur la situation. L’entreprise doit donc collecter un maximum d’informations auprès des prestataires (hôtels, compagnies aériennes, ambassades, etc.) afin de tenir informer les clients et/ou de réadapter le programme. Les travel managers doivent également être en mesure d’informer les proches des voyageurs en cas d’accident grave ou de coupure réseau.
Chaque voyageur, bien avant son départ, doit posséder tous les contacts essentiels : numéros de téléphone d’urgence, noms des responsables aux heures décalées, points de contact dans le pays, etc.
En somme, une communication fluide et continue doit être garantie, par téléphone comme par ordinateur, et à tous les niveaux.

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Outils technologiques performants

Un entreprise doit être dotée d’outils performants et intelligents permettant de localiser les individus en déplacement, établir des communications personnalisées, réagir rapidement en cas de modification/annulation des réservations ou d’être renseigné sur les actualités qui pourraient impacter les voyageurs. Les chargés des déplacements professionnels doivent également avoir accès, en quelques clics, à tous les profils des voyageurs et l’avancée de leur itinéraire. Ces données sont rendues accessibles grâce à des outils de suivi et de gestion voyage professionnel sans cesse améliorés par la technologie.

Connaissez-vous les fonctionnalités et les solutions proposées par l’outil The Treep ? Ce self-booking tool (SBT) offre une grande tranquillité d’esprit aux professionnels en voyage et réduit les risques d’imprévus. Grâce à la pré-réservation des transports et hébergements mais également la modification en un clic, la gestion du voyage professionnel devient facile, adaptable et modifiable à moindre coût (en temps, en argent et en stress).

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Partenariat avec une agence de voyages d’affaires

Pour le déroulement et la gestion d’un voyage professionnel en toute sérénité, les agences de voyages d’affaires spécialisées sont des alliés de choix.

Chez Turquoise Business Travel, notre mission est de permettre à chaque entreprise d’assurer la sécurité de ses collaborateurs avant, pendant et après le voyage. Nos équipes aident les travels managers et chargés voyage à réserver les bons vols, faire appel à des prestataires de qualité, effectuer chaque paiement de façon sécurisé, tout en bénéficiant des meilleurs tarifs possibles. Nous offrons aux voyageurs un service client 24/7, réactif et expert, en direct ou via une plateforme en ligne.
Nous orientons nos clients vers les outils technologiques qui préservent les voyageurs et lissent les risques. Nous formons aussi chaque organisation dans le besoin à l’utilisation de ces outils en ligne, intuitifs et dopés à l’intelligence artificielle.
Ensuite, nous aidons les entreprises à élaborer des voyages cohérents, transparents et les plus flexibles possible. Nous anticipons les frais et le prix des solutions pour pallier les aléas. Mieux vaut prévenir que guérir, non ?
De plus, nous accompagnons nos clients dans la communication interne de leur politique voyage afin de rallier tout le monde et créer une équipe soudée, plus apte à affronter une situation d’urgence.
Enfin, nous fournissons des notes et des rapports détaillés sur l’activité voyage afin d’optimiser l’expérience des collaborateurs et identifier les causes éventuelles d’une défaillance.

Pour réserver un créneau, rencontrer l’équipe Turquoise Business Travel et voyager en toute sérénité, rendez-vous sur notre page contact !

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